Πολιτική Διαχείρισης Aναφορών παραβίασης Δικαίου ΕΕ

I. ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΠΑΡΑΒΙΑΣΗΣ ΕΝΩΣΙΑΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥ
 

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

 
1.1 Γενικά - Σκοπός
 
Ο Όμιλος Εταιριών ΡΑΙΔΕΣΤΟΣ ΑΕ δραστηριοποιείται σε ένα μεγάλο φάσμα παροχής προϊόντων και υπηρεσιών που υποστηρίζουν το χώρο της Γεωργίας.
Στα πλαίσια της ορθής κανονιστικής συμμόρφωσης, ο Όμιλος έχει αναπτύξει μια ενιαία Πολιτική Αναφοράς Παραβιάσεων του Ενωσιακού Δικαίου («ΠΑΠΕΔ»), μεριμνώντας παράλληλα για τη θέσπιση και λειτουργία ασφαλών διαύλων καταγγελιών.
H ΠΑΠΕΔ είναι προσαρμοσμένη στις αρχές και προβλέψεις της Ευρωπαϊκής Οδηγίας 2019/1937 για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις, η οποία ενσωματώθηκε στην εθνική νομοθεσία με τον νόμο 4990/2022.
 
Η ΠΑΠΕΔ καθορίζει τις γενικές αρχές και το πλαίσιο λειτουργίας βάσει του οποίου οι Εταιρείες του Ομίλου λαμβάνουν, επεξεργάζονται και διερευνούν αναφορές για αξιόποινες πράξεις που είναι παράνομες ή / και ανήθικες και υποπίπτουν στην αντίληψη του Προσωπικού, Συνεργατών ή άλλων Ενδιαφερομένων Μερών. Μέσω της ΠΑΠΕΔ:

• θεσπίζονται κανόνες που διευκολύνουν και ενθαρρύνουν τη διενέργεια τέτοιων επώνυμων ή ανώνυμων αναφορών και καταγγελιών
• ενισχύονται η ακεραιότητα, η διαφάνεια, η λογοδοσία και ο εντοπισμός δυνητικών παραβάσεων του Κανονιστικού Πλαισίου λειτουργίας του Ομίλου και των Εταιριών του.
• υιοθετούνται κατάλληλα μέτρα για την πρόληψη ή/ και την αντιμετώπιση δυνητικών περιστατικών, με στόχο την προστασία του κύρους και της φήμης του Ομίλου και των εργαζομένων του

 
Η ΠΑΠΕΔ εγκρίνεται από το Διοικητικό Συμβούλιο της ΡΑΙΔΕΣΤΟΣ ΑΕ, ως μητρικής εταιρίας του Ομίλου και αφορά όλες τις Εταιρίες του, εγκρινόμενη από το Δ.Σ. της καθεμίας από αυτές. Το Διοικητικό Συμβούλιο της ΡΑΙΔΕΣΤΟΣ είναι αρμόδιο για την έγκριση των  όποιων τροποποιήσεων της ΠΑΠΕΔ, οι οποίες υποβάλλονται προς έγκριση και από τα Δ.Σ. των λοιπών εταιριών του Ομίλου. Η ΠΑΠΕΔ κοινοποιείται σε όλο το προσωπικό του Ομίλου (ανεξαρτήτως της σχέσης εργασίας του).
 
Οι Εταιρείες του Ομίλου δεσμεύονται για τη διασφάλιση ανώτατου επιπέδου ηθικής και επαγγελματικής συμπεριφοράς και τη μηδενική ανοχή σε παράνομες ή αντίθετες προς το Δίκαιο της ΕΕ ενέργειες, οι οποίες θα μπορούσαν να πλήξουν τη φήμη και την αξιοπιστία του Ομίλου.
Όπου στην παρούσα Πολιτική γίνεται αναφορά σε «Όμιλο», νοείται ο Όμιλος εταιριών της «Ραιδεστός ΑΕ».
 

1. Ορισμοί

 
•  Αναφορά: Η προφορική ή έγγραφη παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στον Όμιλο.
•  Απαράδεκτη αναφορά: Η αναφορά που αναφέρεται σε παραβίαση και δεν εμπίπτει στο άρθρο 4 της Πολιτικής ή δεν είναι σαφής, ορισμένη, πλήρης, εμπρόθεσμη ή είναι προδήλως κακόβουλη, επιπόλαιη ή υπερβολική.
•  Αναφέρων: Το πρόσωπο που αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο της εργασίας του ή συνεργασίας του με τον Όμιλο.
•  Εξωτερικοί συνεργάτες: Τρίτα μέρη που συνδέονται, συμβατικά ή και μη, με τον Όμιλο καθώς και το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές,  πάσης φύσεως συνεργάτες, μέτοχοι κτλ.
• Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ): Ο Αρμόδιος για την παραλαβή, διαχείριση και συντονισμό της διερεύνησης των αναφορών από την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών
• Επιτροπή Διαχείρισης (ή/και Αξιολόγησης) Αναφορών (ΕΔΑΑ): Διαχειρίζεται τις αναφορές και διενεργεί τις προκαταρκτικές έρευνες, συντάσσοντας την τελική αναφορά της διερεύνησης προς το Δ.Σ. της Εταιρίας. Απαρτίζεται από τα παρακάτω μέλη: 1) τον ΥΠΠΑ, 2) Ένα μέλος της Νομικής Υπηρεσίας του Ομίλου, εσωτερικό ή εξωτερικό συνεργάτη και 3) τον Δντη Ανθρώπινου Δυναμικού του Ομίλου.
•  Εργαζόμενος: Το φυσικό πρόσωπο που συμβάλλεται με εταιρεία του Ομίλου με σύμβαση εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή το φυσικό πρόσωπο που συνδέεται με τον Όμιλο με άλλη σχέση εργασίας ή το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που απασχολείται ως ασκούμενος εταιρείας του Ομίλου.
- Εμπλεκόμενη εταιρία: Η εταιρία του Ομίλου, στην οποία εργάζεται ή με την οποία σχετίζεται ο αναφερόμενος
• Κανάλια αναφορών: Οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι Αναφορές και περιλαμβάνουν τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την υποβολή αναφορών καθώς και τα άτομα στα οποία μπορούν να απευθυνθούν οι αναφέροντες.
•  Κακόβουλη Αναφορά: Η Αναφορά που γίνεται εν γνώσει του Αναφέροντα ότι δεν είναι αληθής.
• Καλή πίστη: Η κατάσταση η οποία δημιουργεί στον Αναφέροντα την εύλογη πεποίθηση ότι βασίμως πιστεύει πως οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς.
•  Προσωπικά δεδομένα: Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα , όπως ορίζονται στον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 και τον Ν. 4624/2019..
•  Αντίποινα: Κάθε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία λαμβάνει χώρα σε εργασιακό πλαίσιο, με αφορμή την αναφορά, και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα. Τα αντίποινα δύναται να περιλαμβάνουν, ενδεικτικά αλλά όχι περιοριστικά, παρενόχληση, διακριτική μεταχείριση κάθε είδους, αρνητική αξιολόγηση της απόδοσης, πάγωμα ή μείωση μισθού, ανάθεση άλλων ή υποδεέστερων καθηκόντων,  και, γενικά, οποιαδήποτε μορφή δυσμενούς μεταβολής των όρων εργασίας.
 
1.3 Πεδίο εφαρμογής
 
Στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής (ΠΑΠΕΔ), τα πρόσωπα που εργάζονται ή παρέχουν τις υπηρεσίες τους στις εταιρίες του Ομίλου ΡΑΙΔΕΣΤΟΣ ΑΕ ενθαρρύνονται να αποκαλύπτουν σοβαρές παρατυπίες, παραβάσεις ή αξιόποινες πράξεις οι οποίες υποπίπτουν στην αντίληψή τους και αφορούν σε οποιοδήποτε πρόσωπο εργάζεται ή παρέχει υπηρεσίες σε εταιρία του Ομίλου, φυσικό ή/και νομικό.
Ο Όμιλος ενθαρρύνει όλους τους παραπάνω να αναφέρουν, εμπιστευτικά ή ανώνυμα, μέσω των υπαρχόντων καναλιών Αναφοράς, συμπεριφορές που είναι παράνομες ή και ανήθικες, αμέσως μόλις υποπέσουν στην αντίληψή τους και αφορούν τα αντικείμενα που ορίζεται κατωτέρω.
 

2. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Η Πολιτική καλύπτει, ενδεικτικά (χωρίς να περιορίζεται απόλυτα σε αυτά), αναφορές ή καταγγελίες που αφορούν σε:

• Παραβιάσεις κανόνων ευρωπαϊκού δικαίου, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στο Μέρος Ι του Παραρτήματος του Ν. 4990/2022, στους τομείς

• των δημόσιων συμβάσεων
• των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας,
• της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων,
• της ασφάλειας των μεταφορών,
• της προστασίας του περιβάλλοντος,
• της προστασίας προσωπικών δεδομένων,
• της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας,

 

• της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων,

 

• της δημόσιας υγείας,

 

• της προστασίας των καταναλωτών,

 
 

• παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ε.Ε. του άρθρ. 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Σ.Λ.Ε.Ε.) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα,

 

• παραβιάσεις κανόνων που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως αναφέρεται στην παρ. 2 του άρθρ. 26 της Σ.Λ.Ε.Ε., συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

 
Διευκρινίζεται ότι:

• παραβάσεις που αφορούν θέματα βίας και παρενόχλησης στην εργασία αναφέρονται στον Δντη Ανθρώπινου Δυναμικού
• παραβάσεις που αφορούν θέματα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αναφέρονται στον Υπεύθυνο Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων
• παραβάσεις που αφορούν ασφάλεια δικτύου και διαρροής ιδιαίτερα εμπιστευτικών (και απόρρητων) πληροφοριών αναφέρονται στον Υπεύθυνο Ασφάλειας Πληροφοριών
• παράπονα πελατών που σχετίζονται με την ποιότητα των παρεχόμενων προϊόντων και υπηρεσιών αναφέρονται στα αντίστοιχα τμήματα πωλήσεων των Εταιριών του Ομίλου και προωθούνται προς διαχείριση στον Υπεύθυνο Συστημάτων Διαχείρισης και τον αντίστοιχο Δντη τμήματος που σχετίζεται με το πρόβλημα

διαχειρίζονται πρωτίστως σύμφωνα με τις ήδη υφιστάμενες για τα παραπάνω αντικείμενα, ειδικές πολιτικές και διαδικασίες που εφαρμόζουν ο Όμιλος και οι εταιρίες του.
 
 

3. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΗΣ ΑΝΩΝΥΜΙΑΣ – ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΑΠΟ ΑΝΤΙΠΟΙΝΑ

 
Οι αναφορές υποβάλλονται υπό την προϋπόθεση της ειλικρινούς και εύλογης πεποίθησης ότι έχει διαπραχθεί ή ενδέχεται να έχει διαπραχθεί αξιόποινη πράξη ή παράπτωμα.
Σε κάθε περίπτωση, προϋπόθεση είναι η αναφορά «καλή τη πίστη», δηλαδή η εύλογη πίστη ως προς την ορθότητα των αναφερόμενων περιστατικών και την διάπραξη παράβασης. Οι αναφέροντες προστατεύονται από οποιεσδήποτε ενέργειες αντεκδίκησης ή αντιποίνων, ως εξής:
• Διασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα και προστατεύεται η ταυτότητα του αναφέροντος, εφόσον έχει επιλέξει να παραμείνει ανώνυμος.
• Πρόσωπα, τα οποία υποβάλλουν αναφορά ή προβαίνουν σε δημόσια αποκάλυψη σχετικά με παραβιάσεις ανωνύμως, αλλά στη συνέχεια ταυτοποιούνται και υφίστανται αντίποινα, δικαιούνται να λάβουν την προστασία που προβλέπεται.
• Οι υποβαλλόμενες αναφορές γνωστοποιούνται μόνο σε προκαθορισμένα πρόσωπα, τα οποία κρίνονται απαραίτητα για τη διεξαγωγή έρευνας και δεσμεύονται εκ των καθηκόντων τους να τηρούν τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας. Η τήρηση των ανωτέρω έχει επίσης ως αποτέλεσμα την προστασία της ταυτότητας των αναφερόμενων προσώπων.
Η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος ενδέχεται να απαιτηθεί κατά τη δικαστική ή άλλη νομική διαδικασία, στο πλαίσιο διερεύνησης της αντίστοιχης υπόθεσης. Ειδικότερα, ο αναφέρων ενημερώνεται προτού αποκαλυφθεί η ταυτότητά του, εκτός εάν η ενημέρωση αυτή υπονομεύει τις σχετικές έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες. Κατά την ενημέρωση του αναφέροντος, η Εταιρεία παρέχει εξηγήσεις για την αποκάλυψη των συγκεκριμένων εμπιστευτικών στοιχείων.
Η αποκάλυψη γίνεται μόνο εφόσον είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του Ν. 4990/2022 ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του προσώπου σε βάρος του οποίου γίνεται η αναφορά/καταγγελία, αφού προηγηθεί έγγραφη ενημέρωση του αναφέροντος/καταγγέλλοντος σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων, με μοναδική εξαίρεση την περίπτωση, όπου η ενημέρωση αυτή υπονομεύει τις έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες.
Ο Όμιλος διασφαλίζει ότι ο αναφέρων προστατεύεται κατάλληλα από αρνητικές επιπτώσεις, όπως απειλή ή εφαρμογή αντιποίνων, διακρίσεις ή οποιοδήποτε είδος δυσμενούς μεταχείρισης. Οποιαδήποτε πράξη διάκρισης ή αντιποίνων, όπως αυτά αναφέρονται ενδεικτικά στο άρθρο 17 του Ν. 4990/2022, λαμβάνει χώρα κατά προσώπου που προβαίνει σε αποκαλύψεις ή ενδέχεται να αποθαρρύνει άλλα πρόσωπα από το να προβούν σε αποκαλύψεις, δεν είναι ανεκτή.
Το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που αποτελούν υποκείμενα της αποκάλυψης δικαιούνται επίσης προστασία και καλύπτονται από το τεκμήριο αθωότητας.
Η προστασία καλύπτει αφενός τα πρόσωπα που αποκαλύπτουν, εφόσον εύλογα πιστεύουν ότι οι επιλήψιμες συμπεριφορές έλαβαν ή θα λάβουν χώρα ακόμη και αν οι ισχυρισμοί αποδειχθούν μετέπειτα ανακριβείς και αφετέρου όσους βοήθησαν ή συνδέονται με τα πρόσωπα που αποκαλύπτουν.
 
 
 
 
ΙΙ. ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
 

1. ΛΗΨΗ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν τηλεφωνικώς, εγγράφως, ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail). Συγκεκριμένα, οι καταγγελίες μπορούν να αποσταλούν μέσω των παρακάτω διαύλων επικοινωνίας:
α) τηλεφωνικά (2310 - 568700)
 
β) ηλεκτρονικά (yppa@redestos.gr)
 
γ) ταχυδρομική θυρίδα: ΤΘ 48 (ΡΑΙΔΕΣΤΟΣ ΑΕ – ΒΙΠΕΘ ΣΙΝΔΟΣ – ΤΚ 57022) υπόψη Υπεύθυνου Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ)
 
Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων, επιτρέπεται η καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί.
Κατόπιν αίτησης του αναφέροντος, οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν μέσω προσωπικής συνάντησής του με τον ΥΠΠΑ.
Ανώνυμες αναφορές καθιστούν εξαιρετικά δύσκολη ή και αδύνατη τη διεξοδική διερεύνηση ενός περιστατικού, λόγω της δυσκολίας λήψης πληροφοριών από ένα ανώνυμο πρόσωπο (π.χ. συζήτηση, συνάντηση για την παροχή διευκρινίσεων κατά τη διάρκεια της έρευνας), καθώς και λόγω της δυσκολίας αξιολόγησης της αξιοπιστίας της αναφοράς. Ανώνυμες αναφορές εξετάζονται ανάλογα με το εάν είναι δυνατόν να προσδιοριστούν οι παράνομες πράξεις που περιγράφονται και να αποδειχθούν χωρίς την λήψη περαιτέρω στοιχείων από τον αναφέροντα.
Σε κάθε περίπτωση αναφοράς, τα παρακάτω αποτελούν απαραίτητα στοιχεία μίας αποκάλυψης:
 

• Περιγραφή της επιλήψιμης συμπεριφοράς
• Χρονική περίοδος συμβάντος
• Στοιχεία επικοινωνίας κατ’ επιλογή του ατόμου που αποκαλύπτει, εφόσον επιλέξει να δηλώσει την ταυτότητά του και
• Οποιοδήποτε έγγραφο ή πληροφορία συμβάλλει στην ανάδειξη της επιλήψιμης συμπεριφοράς.

Ο ΥΠΠΑ και τα μέλη της ΕΔΑ για την επιτυχή διενέργεια των διερευνήσεων  έχουν:
 

• Ελεύθερη και απεριόριστη πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα για τη διερεύνηση αρχεία και εγκαταστάσεις της εκάστοτε Εταιρίας του Ομίλου την οποία αφορά η καταγγελία, είτε αυτές είναι ιδιόκτητες είτε ενοικιάζονται και
• Εξουσιοδότηση για εξέταση και λήψη αρχείων ή αντιγράφων τους, σε κάθε μορφή, φυσική ή ψηφιακή καθώς και κάθε είδους αντικειμένων, από κάθε εγκατάσταση του Ομίλου, χωρίς προηγούμενη συγκατάθεση ή ενημέρωση οποιουδήποτε ατόμου που μπορεί να χρησιμοποιήσει ή να φυλάξει τα προαναφερόμενα, όταν εμπίπτουν στο πεδίο της έρευνάς τους και αφού πρωτίστως έχουν ενημερώσει και πάρει έγκριση από τον Πρόεδρο του Δ.Σ. ή τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της εταιρίας, στην οποία κατά  περίπτωση αφορά η αναφορά. 

 
Τόσο ο ΥΠΠΑ όσο και τα υπόλοιπα μέλη της ΕΔΑ οφείλουν να:
 

• ασκούν τα καθήκοντά τους με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα
• σέβονται και τηρούν τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβαν γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων τους,
• απέχουν από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων

 

2. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

 
Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την παρούσα πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα καθώς και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων του Ομίλου. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε Αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της Αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.
Ο Όμιλος λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων του Ομίλου.
Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την αναφορά δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται.
Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού, όπως για παράδειγμα τα μέλη της ΕΔΑ και ο ΥΠΠΑ συμπεριλαμβανομένων και άλλων εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων των οποίων τη συνδρομή δύναται να αιτηθεί η ΕΔΑ.
Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται από το Μητρώο Αναφορών σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας που ξεκίνησε με βάση την Αναφορά.
Την όλη διαχείριση προσωπικών δεδομένων επικουρεί ο Υπεύθυνος Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (ΥΠΠΔ - DPO)
 

3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

 
Ο ΥΠΠΑ αφού παραλάβει την αναφορά  ελέγχει αρχικά την πληρότητά της ως προς τα απαιτούμενα στοιχεία και την κοινοποιεί στα υπόλοιπα μέλη της ΕΔΑ προς αξιολόγηση και περαιτέρω διερεύνηση. Η ΕΔΑ αποφασίζει τις ενδεικνυόμενες ενέργειες κατά περίπτωση.
Η αναφορά με όλα τα στοιχεία που την συνοδεύουν, όπως και όσα προκύψουν από τη διερεύνηση, τηρείται -είτε έντυπα είτε ηλεκτρονικά- υπό την ευθύνη του ΥΠΠΑ. Ο χρόνος τήρησης ορίζεται κατά ελάχιστο στα 5 έτη (από την ημερομηνία λήψης της αναφοράς) εφόσον δε συντρέχουν άλλοι νόμιμοι λόγοι οι οποίοι επεκτείνουν το χρονικό διάστημα τήρησής τους (π.χ. συνέχιση δικαστικής διερεύνησης).
Επισημαίνεται ότι, για το σκοπό αποφυγής σύγκρουσης συμφερόντων, εάν σε κάποια αναφορά εμπλέκεται μέλος της ΕΔΑ, τότε με ευθύνη του ΥΠΠΑ, ενημερώνεται ο Διευθύνων Σύμβουλος της αντίστοιχης εταιρίας, ώστε να οριστεί αντικαταστάτης του, ενώ εάν εμπλέκεται ο ίδιος ο ΥΠΠΑ, τότε αυτός προωθεί την αναφορά στα μέλη της ΕΔΑ, η οποία διεκπεραιώνει τη διερεύνηση χωρίς τη συμμετοχή του.
Σε περίπτωση που η αναφορά έχει υποβληθεί επώνυμα, ο ΥΠΠΑ επιβεβαιώνει στον αναφέροντα τεκμηριωμένα την παραλαβή της αναφοράς του εντός επτά (7) ημερών από την υποβολή της
Οι ανώνυμες αναφορές εξετάζονται ανάλογα με την ποιότητα τεκμηρίωσής τους και την παρεχόμενη δυνατότητα εντοπισμού της παράτυπης ενέργειας που καταγγέλλεται
Η ΕΔΑ ελέγχει και αποφασίζει αν η υποβαλλόμενη αναφορά αφορά παρατυπίες, παραλείψεις ή αξιόποινες πράξεις. Στη συνέχεια αποφασίζει τις ενέργειες διερεύνησης που θα οδηγήσουν στον τελικό χαρακτηρισμό της αναφοράς ως βάσιμης ή μη και στη σχετική τεκμηρίωση των παραβάσεων που αναφέρθηκαν. Οι αναφορές εξετάζονται με δέουσα επιμέλεια, αμερόληπτη κρίση και αντικειμενικότητα και στο τέλος συντάσσεται έκθεση με τα ευρήματα και τα συμπεράσματα της ΕΔΑ, η οποία προωθείται στο Διοικητικό Συμβούλιο της εταιρίας που εμπλέκεται στην αναφορά.  . Διευκρινίζεται ότι, σε περίπτωση μη ομοφωνίας, κάθε μέλος της ΕΔΑ έχει το δικαίωμα καταγραφής της άποψής του στην έκθεση που θα συνταχθεί. Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας και εφόσον υπάρχουν τεκμηριωμένα επιλήψιμες συμπεριφορές και ενέργειες, το Διοικητικό Συμβούλιο της εμπλεκόμενης εταιρίας, λαμβάνοντας υπόψη και την εισήγηση της ΕΔΑ, αποφασίζει διορθωτικές ή και πειθαρχικές/νομικές ενέργειες. Οι ενέργειες αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): α) περαιτέρω διερεύνηση αν κρίνει ότι τα στοιχεία δεν είναι επαρκή για την πλήρη διαλεύκανση της υπόθεσης, β) επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων, γ) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, δ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές ή/και διαδικασίες, ε) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/ απόλυσης ή στ) δικαστικές ενέργειες.
 
Μετά την ολοκλήρωση της διερεύνησης, ο ΥΠΠΑ ενημερώνει τον αναφέροντα (εφόσον η αναφορά ήταν επώνυμη) για την απόφαση που ελήφθη σχετικά με την αναφορά του. Μία υπόθεση θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί όταν έχει ληφθεί οριστική απόφαση από το Διοικητικό Συμβούλιο της εμπλεκόμενης εταιρίας, το οποίο επιλαμβάνεται της έκθεσης που θα του καταθέσει η ΕΔΑ,. Η σχετική ανατροφοδότηση προς τον αναφέροντα παρέχεται το αργότερο τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς ή, εάν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τρεις (3) μήνες από τη λήξη του επταημέρου μετά την υποβολή της αναφοράς.
Σημειώνεται, ωστόσο, ότι ο αναφέρων/καταγγέλλων, εάν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά η αναφορά του, δύναται να την επανυποβάλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (στο εξής «Ε.Α.Δ.»), η οποία, ως Εξωτερικός Δίαυλος Αναφοράς, ασκεί τις αρμοδιότητες, σύμφωνα με το άρθρ. 12 του Ν. 4990/2022
 
Κατ’ εξαίρεση, αν η αναφορά αποδειχθεί ψευδής ή/ και κακόβουλη, και εφόσον ο καταγγελλόμενος το αιτηθεί, μπορεί να ενημερωθεί για την ταυτότητα του Αναφέροντα, προκειμένου να ασκήσει τα νόμιμα δικαιώματά του. Διευκρινίζεται ότι αναφορές οι οποίες αποδεικνύεται ότι είναι καταφανώς κακόβουλες θα ερευνώνται περαιτέρω κατά την κρίση του Δ.Σ. της εταιρίας τόσο ως προς τα κίνητρα όσο και ως προς τους εμπλεκομένους προκειμένου να αποκαθίσταται η τάξη με κάθε νόμιμο τρόπο και μέσο.
Επισημαίνεται, τέλος, ότι οι αναφερόμενοι έχουν πρόσβαση σε όλα τα ένδικα βοηθήματα και ένδικα μέσα και απολαμβάνουν τα δικαιώματα της δίκαιης δίκης και ιδίως, το δικαίωμα πραγματικής προσφυγής σε αμερόληπτο δικαστήριο, καθώς και το τεκμήριο αθωότητας και τα δικαιώματα υπεράσπισης, συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματος ακρόασης και του δικαιώματος πρόσβασης στον φάκελό τους. Η ταυτότητα των αναφερομένων στην καταγγελία προστατεύεται καθ’ όλη τη διάρκεια ερευνών που κινήθηκαν από την αναφορά ή τη δημόσια αποκάλυψη.
 
IΙΙ. ΕΓΚΡΙΣΗ, ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ
Με μέριμνα του ΥΠΠΑ, η ΠΑΠΕΔ κοινοποιείται στο Προσωπικό και αναρτάται στον ιστότοπο της κάθε Εταιρείας του Ομίλου σε ξεχωριστή, εύκολα αναγνωρίσιμη και προσβάσιμη ενότητα. Το Διοικητικό Συμβούλιο ενημερώνει τον ΥΠΠΑ για κάθε αναθεώρηση – επανέκδοση της ΠΑΠΕΔ ώστε να προβεί στις ανάλογες ενέργειες κοινοποίησης της  επικαιροποιημένης μορφής της
Ο ΥΠΠΑ διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι του Ομίλου ενημερώνονται ρητώς σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται με κάθε πρόσφορο τρόπο όπως, ενδεικτικά, μέσω της αποστολής ενημερωτικού υλικού, email, newsletters, ανάλογα με την κατηγορία των εργαζομένων και την δυνατότητα πρόσβασης αυτών.
Για οτιδήποτε δεν ρυθμίζεται στην παρούσα Πολιτική, εφαρμόζονται οι διατάξεις του Ν. 4990/2022.